2015年3月26日

简单的电子邮件提示,每周将节省您小时

I’刚刚在惠灵顿的一家大型政府部门运行一个“收到电子邮件,纸和办公环境”研讨会。这是两个电子邮件提示,让人们真正兴奋。他们不能’等待回到他们的办公桌并开始使用它们。我将分享Outlook 2010中的说明,如果您有不同的版本或系统,您的帮助菜单将指导您。

  1. 关闭你的警报 –这是最封闭的中断员之一。
    你几乎不需要了解你’刚刚收到另一封电子邮件,但我们很少有人可以忽略哔哔声或闪烁的消息。当我们的能量低或当前的任务挑战时,它太容易分心。

    路径是:文件/选项/邮件/消息到达 - 然后解压缩所有四个选项。

现在,而不是经常躲避进出你的电子邮件系统,追逐凸起,闪烁,你在Charg电子邮件信封e。您将选择您希望沟通的频率和何时。把你的重点放在你的高价值工作中,并在适当的空白中进行电子邮件。

您可能希望在您的标准电子邮件签名中添加额外的内容以指示您更改的练习。我的一个澳大利亚演讲者同事在他的名字下有以下内容:

'如果您需要快速响应,请给我打电话。'他的电话号码在下面。

或者你可能会说些什么:'我每天回复我的电子邮件几次。请电话......如果您的查询紧急。'

  1. 要保存不必要的击键,请转动您反复写入“签名”的任何内容.
    它可能是驾驶指示,基本提案大纲,活动的邀请,您希望上市,季节性问候,对打印机的说明的促销 - 这只是为了开始。我有大约12个签名可以选择。

您可以直接写入签名向导(详细介绍),但这是一个很小的盒子。我发现它更快,更容易在其他地方创造。通常,我将从新电子邮件中复制所需的文本,或者如果它是一个大量信息块,您可能会从现有文档中抓取它。突出显示文本块并复制它。 (快捷CTRL + C = COPY)。

在Outlook,文件/选项/邮件/签名/中/。选择“新”,给它一个名称,然后在您的文本块中删除。选择确定。

当您在您编写的电子邮件的邮件区域并准备好为您的文本块,将光标放在相关位置,然后在上面的功能区中选择签名按钮。如果你’你有多个签名,你会看到一个下箭头。单击箭头,将列出所有签名。一点击一下,您的首选文本被插入。瞧!

可能需要更改的东西,但将“骨头”放入电子邮件中将为您节省重要时间。

由于一些笨拙的Outlook编程,围绕着几个签名的工作:
一旦您’ve设置新的签名,再次返回并打开签名。你会发现(在右侧)你’刚刚设置已成为每个新发出电子邮件的默认消息。我们不想要这个,因此只需重置为“无”即可用于传出邮件,这允许您选择哪个签名是相关的。

另一个恼人的Outlook 10功能 - 您只能选择一个签名。选择另一个,你的第一选择在数字烟雾中消失了。如果您想要两个或多个文本块,请打开另一个电子邮件框,删除那里的第二个签名,然后剪切和粘贴。

还有其他方法可以创建模板(这就是这种形式的签名真的是什么)。这个是我最喜欢的。

在下一个帖子中,我将分享两个更快速简单的电子邮件时间 - 保护程序。


3 thoughts on “两个简单的电子邮件提示,每周将节省您小时”

  1. 伟大的提示和易于实施

  2. ingrid 说:

    嗨robyn.

    优秀的提示,谢谢。

    对于经常使用的电子邮件,我在MS Office Outlook中使用模板。键入频繁使用的电子邮件,包括收件人。另存为.oft文件。

    要在MS Office Outlook中打开模板,请转至:新建 - > Choose Form ->文件系统中的用户模板 - >单击要使用的模板。你很高兴去。

    干杯
    ingrid

  3. 爱你的工作robyn!

    许多人发现了提示#1要令人难以置信的简单,但也非常强大–难怪你的观众很兴奋。

    至于提示#2,除了Ingrid在她的评论中的建议之外,最小化打字和加速发送电子邮件的第三种方式是创建一个新的电子邮件并将其保存在草稿文件夹中。

    然后,您可以只需从jairts文件夹中选择所需的消息(而不是选择签名),然后单击“向前”将其打开以作为新消息(并且它在主题行中没有显示FWD)。

    然后,您可以简单地对消息进行一些小幅更改以自定义它,然后点击发送。原来的留在草稿文件夹中以便在未来需要一遍又一遍地使用(我拥有大约70人)。

    小心不要双击草稿中的留言,因为这将从草稿中取出并将其发送关闭,这意味着你’LL必须再次创建它!

    干杯
    Steuart.

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