2017年10月2日

什么 有关非紧急但有用的电子邮件

我的墨尔本朋友奈杰尔给了我一个关于电子邮件的一个很好的问题。因为这对许多问题来说是一个问题,我决定在本周的博客中分享它。

奈杰尔:

这是我经常使用电子邮件和工作流程的困境。

 我盯着我的电子邮件饲料。它茫然地盯着我。 “那么你打算做什么”,它挑战了我。一个快速的“是”,“否”,“好主意”,删除,删除,删除,存档,取消订阅和“在周二在我的办公室见到你”......。而且我留到了9封电子邮件,未定。

 在订阅的电子邮件中快速浏览剩下的,说他们是一个很好的阅读–但需要五分钟才能阅读,并且可能重新阅读并提取一些引用。

 我吗?

一个。将它们转储到电子邮件中的“读取”文件夹中

湾在我的任务列表中轻轻向其滑入“读取”文件夹中

C。在我的浏览器中打开它们并标记为稍后阅读

天。那么读它们然后那里?

 然后,有一封电子邮件需要考虑响应时间的电子邮件,以及起草和重新制作的响应。

 我吗?

一个。  标记它并将其留在电子邮件中

湾 将其转储在电子邮件中的“响应”文件夹中

C。 将其发送到我的任务列表......它将被埋葬

天。 立即起草响应,并设定时间来回到它?

 所以问题是关于原则:

应该在电子邮件中变得更加“阅读”或“工作”的电子邮件

一个。  留在电子邮件中

湾 放入电子邮件子文件夹(从收件箱中)

C。 成为一项任务

天。 要小日历

这是我的想法,不仅适用于奈杰尔,而是任何人思考同样问题的人。

但是,在我开始之前,谨慎。总有一个以上可能的答案。

正如Nigel正确所说,这是一个原则问题:

这两个同样重要的原则中的第一个是 - 保持所选择的方法简单。一个系统的复杂更复杂,或者您必须在一天中要检查的更多列表或地方,您要遵循它们的可能性越少 - 除非您在最爱的较小的人群中,否则喜欢复杂的流程并有足够的台式时间工作他们。

2.第二个关键原则 - 当您在更高的优先级时,请让电子邮件侧跟踪您。当您在更高的优先级时,块在较低级别电子邮件上工作的块时间块。当你有最高能量时,请做高价值任务。

3.无论您选择什么系统都必须为您工作。如果您需要查看事物以便记住它们,请将物品缩小到任务或甚至进入专用文件夹中,以供以后的操作可能不适用于您。另一方面,如果您每天都有大量的重要电子邮件,请在邮箱中留下“稍后阅读”邮件会导致混乱和压倒;这些物品最好删除到另一个位置。 (见下文选项)。

那么该怎么办?

让我们得到 任务 首先是不可能的。一些专家电子邮件用户使用 任务 好吧。但是,我发现我的大部分客户都不喜欢这个功能,至少是前景。 (和我也不是,我)对于大多数人来说,它变得一个良好的意图倾倒的理由,加上了增加的内疚。一旦它们抛入那里,您就无法轻易优先考虑物品,并且它将成为一个要检查的地方。所以不,我不推荐奈杰尔把这些“很好”或“行动所需的物品”放入 任务。 (NB。其他系统可能更有用。我只是关于Outlook的知识。)

将任务转移到适当命名的子文件夹中,例如“阅读' or ‘需要采取的行动' 是一些的首选选择。我多次尝过这一点,但我发现从视线失去的物品是不知情的。这可能是由于我的处理方式 - 我需要看到要记住的东西。但是,它可能为您工作。这是一个整洁的解决方案。

三种策略:  

1.如果某些内容需要大量的时间,将电子邮件拖放到日历中。这将其转化为约会,加上它在日历中创建了一份确切的电子邮件副本,而原始电子邮件仍然是您分配给的任何文件夹。有几个好处:

* 它’出于您的一天 - 今天的邮箱(我推荐未读邮件,而不是indox–更多的那个不久)

*整个电子邮件都在日历中所以当你的时候’准备好一切都在一个地方

*在您选择解雇之前,您可以获得弹出提醒

* 因为它’s an appointment you’当您安排其他活动时会提醒LL。

例子:几周前,奈杰尔给了我他的询问。我让他知道这将是几周前我提供了全面的回复。然后我将他的电子邮件复制到一个 日历 项目并在我的原始提交原件 文章的内容 文件夹。然后我可以忘记它直到准备好完成这个博文;弹出框是我的助手寄存器。

警告:大量进入多少 日历,或者它将变成忽略的另一个版本 任务 list.

2.下一个策略将帮助您避免杂乱 日历。对于不太重要的或非时间敏感的物品,我将它们留在我的 未读的邮件 文件夹,不是我的 收件箱。如果我打开了他们,我会把它们转回 unr 所以他们不会消失。我可以听到你说'不是那么双手吗?',是的,是的。但更重要的是,根据原则,更重要的是。如果我们停止并处理每一封电子邮件,因为它到达我们将在次要的事情中进行重大,从来没有明确过我们的重要优先事项。在我的 未读的邮件 文件夹现在我有一本书经销商的提示,四个邮件与我的下一本书有关的研究,我想阅读的博客文章,以及我在我完成下一次账户时支付的发票。如果列表变得太长,我无法在屏幕底部看到空白空间,我优先考虑一个小时的赶上时间。

3.另一个可能的策略,如果您喜欢结构,就是设置定期阅读时间 - “与自己约会”– in your 日历 然后单击并拖动所有博客文章和FYI读取该时隙。

那么关于这个问题 未读的邮件 folder?

许多人甚至不知道他们有一个。这是默认之一 搜索文件夹;它节省了一堆时间并减少杂乱。

有几个好处:

1.这是一个提醒的任务等待,如策略2所示。然而,它没有取代优先的每日列表。)

2.  规则 真的很有用。他们可以将常规通讯员直接进入指定的文件夹,而不是 收件箱。但是,除非您使用 未读的邮件 你不会看到这些新邮件。

设置你的 未读的邮件 folder

如果您在文件夹列表中看到它,请右键单击 搜索文件夹 并选择 未读的邮件。它将填充任何文件夹中的所有内容(除了 垃圾)这还没有未读。现在,单击并将其拖到您的 最爱 左上角的盒子。然后,当您开始电子邮件会话时,请转至 未读的邮件 首先,而不是 收件箱。 什么都不会错过。

一个更重要的提示:如果你养成手机上的电子邮件习惯,你以后需要采取的任何东西,转回 未读。

 

你最喜欢的策略是什么?我很乐意将它们添加到博客中。

 

本文的版本也出现在Robyn中’s regular NZ Herald在线专栏

 

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1 thought on “什么是关于非紧急但有用的电子邮件”

  1. 嗨Robyn。那’S everb的摘要摘要为nigel。

    我将强烈支持您对更好地使用日历的评论–必须在特定时间完成必须完成的所有内容(阅读或任务),因此分配这次是有意义的。我们在此过程中提前做出这一决定,我们的控制越多。可以为一个或多个项目分配一段时间(即:30分钟阅读6个电子邮件)。

    我唯一添加的是在处理电子邮件时使用2分钟的规则(根据David Allen)。在您第一次阅读电子邮件时,请自行允许最多2分钟–在2分钟结束时你’ll在一个更好的位置来决定下一个行动和你’ll找到帕累托原则踢。有80%的人,你’LL有问题的本质,不需要进一步阅读。 15-16%的人,你’LL希望再次花费5分钟或以便更深入地阅读。剩下的4-5%可能是您想要留出特定时间以进一步解压缩的特定时间(因为Robyn用Nigel做了’s question).

    我发现,2分钟的规则是跟上所有阅读的关键,我们必须在我们的专业领域保持最新。

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