2013年2月5日

更多的 关于电子邮件效率的提示

电子邮件是一个很棒的工具。只有问题是–许多人试图以与他们处理纸张的方式相同的方式使用它–不是很好,在很多情况下!

电子邮件使用可以分为三个主要领域,并划分主题(正如我们教别人待办事项),您可以简化它。

  • 通信工具
    • 设置
    • 良好的效率习惯
    • Netiquette(或好的网举射)
  • 营销工具
  • 商业工具

在这篇文章中让’在一个地区的磨练–一些良好的效率习惯。 (有关更多,请退房 简单的电子邮件提示时间效率‘ )

找到首选的通信媒介
每个人,组织或一群人都有一个首选的沟通方法和文化。您可能是一个熟练的通信者和擅长熟练,但要获得最佳回应,请找出您处理的人的首选方法。它是电子邮件,语音邮件,手机,个人面对面的通信,还是纸张–传真,信或备忘录?如果你发现有人不是’在一个媒体中回复你,尝试别的东西。

I’D收到了客户的电子邮件,要求我打电话给公司培训。几周,我离开了语音信息–没有回应。最后我记得自己的建议–尝试另一个媒介!然后发送的电子邮件在几分钟之内被回复。

大学教师’t overuse e-mail
非常小心媒体没有过度使用。 IT安全公司的新办公室最初没有墙。一旦高级分区就放置了使用电话和电子邮件来互相交谈,即使人们坐在几步之上。首席执行官拒绝让他们逃脱它。如果她没有’所以,他们会陷入良好的沟通习惯,就像许多其他公司一样。

关闭警报告诉您新邮件已到达
It’分心。相反,定期阅读时间。大学教师’知道如何?每个程序都会略有不同,但在Outlook之后–工具,选项,首选项,电子邮件选项,高级电子邮件选项,‘当新物品到达我的收件箱时’并解开所有递送建议方法。

使用规则自动传递消息,或重新路由邮件
你收到邮件真正应该去其他地方吗?或者你想减少电子邮件申请?您可以通过在收件箱助手或工具中编写规则来自动重定向它,或者使用右键单击创建新规则’vere突出了相关项目。规则很棒–它们将所有邮件从指定的源直接转移到所需的收件人,相关文件夹或其他节省时间动作的无数。重点–你想要它了解你的收件箱。

例子:我们的一位客户从政府来源获得普通邮件’需要采取行动。然而,她的一个同事确实需要这些信息。她,而不是打扰回到源并要求他们重定向(这可能需要一段时间!),她’拍摄了简单的路由,创建了一个规则,即立即将所有邮件从该人指向适当的收件人。 (已经说过,我建议您尽最大努力下车的群邮件。

如何在度假时处理邮件
你有没有愿意在度假时检查你的电子邮件吗?如果是这样,它’可能是因为你不’在您的收件箱中,您希望在您的收件箱中荒谬的材料受到惩罚。

我的朋友Yvette有一个很好的解决方案。当时她在一个非常快速的IT销售支持角色,每一轮全世界都有数百封电子邮件。起初,她试图跟上一切,即使在假期拍摄笔记本电脑的程度。然后她聪明了!像大多数企业环境中的人一样,她有两个水平的电子邮件通信。她的一些邮件被解决到销售@ ...,以回应公司’S Web营销。通过如上所述的规则,它们很容易向组织中的其他人转移到组织中。

其他类型的沟通在她个人或内部公司通知中被讨论。那’是徘徊的东西。因此,她创建了一个不同的规则来自动响应这些规则,赋予发件人进一步行动的责任。然后他们收到了以下内容的消息:

你好’ve reached …. I’休假直到......此消息不会被回复。如果您需要帮助......请联系 …。在 …。 (给另一个同事提供电子邮件地址和/或电话号码)。如果您的留言就个人而言,请在...(并插入返回日期)后重新发送您的邮件。将删除此消息。

所以,当Yvette从休假返回时,她有一个空收件箱的快乐。 (第一次是可怕的,但她很快就克服了!节省时间和心理努力的回报巨大!)

有许多其他具有规则的选项。有一个播放,看看你可以简化的其他常规功能。

电子邮件备案
如果您使用Communal Machines并有一些集中的信息,您的组织需要为所有申请提供统一的策略,包括电子邮件。 (尽可能简单,但给出指导方针,所以新人知道政策是什么,可以从重要信息容易地检索的地方)。基本上,我们’谈论知识管理。

另一个相关的想法是在讨论董事会或通知板上,您可以在那里发布定期信息。

您的电子邮件程序的许多面孔
如果您的组织使用Outlook,我想知道您是否’re using it well? It’是这样一个强大的工具–不仅仅是一个电子邮件程序。您可以使用它来调度,任务管理,委派和其他组织函数。

以下是几个想法,其他程序也有很大的功能–花时间研究他们。

  • 电子邮件可以转换为任务。在向其他人发送任务时,您可以在任务列表中保留已更新的已分配任务的副本。您还可以在分配的任务完成后请求状态报告。 (选项,其他,高级选项,高级任务)
  • 在Outlook中,如果您经常从相同的源收到垃圾邮件,则可以将发件人添加到垃圾邮件列表中,从而消除了收件箱中的条目(操作,垃圾邮件)。




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