2013年2月5日

如何 保持收件箱空– Use Rules

 

当我与世界各地的人们在生产力问题上工作时,每个人都分享了一个共同的挑战 - 在电子邮件上花费了太多时间。

一个真正简单的策略可以产生巨大的差异,但几乎没有人使用它。正确设置时,规则保存您的提交时间,使其更轻松地在控制下保持收件箱并简化查找内容。 (如果您使用Outlook以外的其他内容,请检查您的帮助菜单以获取细节。抱歉,但此解释为Outlook用户。)

许多人含糊地知道规则很有用。有人知道他们可以创建,以帮助自动提交我们的大部分邮件。但即使是那些知道的人,往往不会担心他们会忘记新邮件。 (我多年就在一起!)实际上你不会失去任何东西 - 只要你第一次去你的收件箱时改变一个微小的行动。

 

如何创建规则:
在您的收件箱中选择电子邮件,您要提交文件。右键单击它。菜单将打开。选择“创建规则”。 (还有其他方法可以创建规则,但我喜欢这种方法的易用性。)

在“创建规则”对话框中,您将看到顶框中发件人的电子邮件地址。如果要将该人保存到仅一个文件夹,请勾选顶框。 (如何管理涵盖多个主题的人如下。)

对话框底部的两个面板是它的关键。勾选“移动电子邮件到文件夹”,然后是“选择文件夹”。如果您有一些,这将打开整个文件夹列表。突出显示所选文件夹,然后单击“确定”。

现在你有一个简单的规则。

 

如何在规则工作时设置文件夹:
如果您还没有针对不同主题的文件夹,请不要担心。你可以在你去的时候创建它们。基本上您正在设置备用柜,只有这一个是电子的。

尽管Outlook现在有一个非常好的搜索功能,但它不可能100%。有时候有些重要的东西露出了你。如果您使用文件夹,您需要将重要的通信转回,您将拥有更多的安心。

(提示在创建新文件夹时 - 仔细检查它将静置的位置。它将默认为下面的,除非您选择不同的方式,否则在对话框中突出显示任何文件夹。有些人在收件箱下提出的一切;我走了更高的个人文件夹。)

 

酷炫和复杂的部分!
'高级选项'涵盖所有变量。浏览所有屏幕,准备高兴。巫师将通过一堆添加,包括夹杂物和例外。

例如,假设您希望在主题行或文本主体中使用“媒体”单词“媒体”,来自您的PR公司的所有内容,转到媒体文件夹。在“高级选项向导的第一页中,您将勾选”身体中的特定单词“和”消息标题中的特定单词“。在下面的“编辑”框中,单击两组“特定单词”(一旦您按照顶部面板的指示勾选,这将显示出来)。现在,您可以添加您喜欢的任何单词。

你几乎肯定有几个人在多个主题上发送邮件。假设您希望在一个文件夹中从管理经理票据中的大部分邮件,但旅行预订他在单独的旅行文件夹中为您组织。使用“异常”设施。 (并要求他在他的主题行中放入“旅行”或“预订”。)描述将看起来像这样:

 

消息到达后应用此规则
从账单
将其移动到Office文件夹
除非主题或身体包含旅行或预订

 

如果它自动提交,我如何跟踪新邮件?:
现在,这是一个微小的行为改变,解决了可能缺少新物品的问题。

查看新邮件时,请先转到“未读邮件”时更换收件箱。然后,您的邮件自动提交本身的文件夹无关紧要。一切都在这个文件夹中显示出来,耐心等待你的注意。

如果您未激活它,您将在搜索文件夹下找到它(在斜体上显示),通常在整个邮件文件夹列表的底部附近。您第一次点击“未读邮件”它将填充任何未读邮件,无论坐在您的电子邮件系统中。 (在“未读邮件”中看到的是副本 - 邮件不会移动。)现在单击并将“未读邮件”文件夹拖到左上一首选文件夹面板。虽然你在那里,请与'跟进'做同样的事情 - 这是另一个真正有用的文件夹,我们将在一分钟内讨论。

 

如何跟踪未来的行动:
在您打开邮件后,如果您走出“未读邮件”文件夹,则自然地邮件将消失。如果您还没有完成它,您至少有四个简单的选项。

  • 右键单击并选择“跟进”。你会获得一系列旗帜。它仍然会从“未读邮件”中消失,但将留在“后跟”文件夹中。
  • 右键单击还将为您提供“标记为未读”的选择。如果您想使用“未读”文件夹作为“要做”列表的形式非常有用。
  • 如果它是预约或大任务,则需要阻止超时,单击并将电子邮件拖动到日历中的约会。它还将留在其中申请的电子邮件文件夹中。
  • 如果您在Outlook中使用任务函数(哪些不是很多人做 - 这太难有效地优先考虑)您也可以单击并将整个电子邮件拖到任务中

 

如果您在智能手机上读取邮件,则会提出一些问题 - 有一些局限性
我在iPhone上发现,当您将手机主屏幕上的邮件图标转到邮件图标时,我的iPhone在我的iPhone上没有显示。如果您期待某些东西并没有看到它,则仔细检查是击中邮件屏幕左上角的“返回”按钮,然后在屏幕下部选择相关帐户。然后,您将看到文件夹的整个层次结构,您将在文件夹中看到具有新未开封内容的文件夹。

当我全天旅行或与客户带到客户时,我经常在当天早些时候在手机上快速检查电子邮件。快速诀窍,确保您不会忽视未来的行动,因为您在您的桌子时将读邮件转回未读。

有乐趣的时间。

当然,您仍然必须处理邮件,但许多用户每天可以轻松挽救自己。

与那个规则创作和简单提交玩得开心!





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