2016年6月28日

可怕的 电子邮件过载统计数据

电子邮件过载是 总是 在前五大最常见的问题,我的研讨会参与者抱怨。

有两个核心问题:

1.信息超载以及它的生产力所做的事情。

2.当我们中断时,它会重新分配多长时间。

 

首先,信息过载

您将对世卫组织的研究和提供建议感兴趣 - 大部分地对许多人管理日常数字负荷的方式看似反向直观。

  • 英特尔,自1995年以来。
  • 哈佛研究人员。
  • Basex是一家基于纽约的研究公司,他们是专门从事信息过载的多年。
  • 微软和谷歌。他们是成员,在经济上贡献和研究 信息超载研究组, 始于2008年的非营利利益集团。致力于提高意识,共享研究成果和促进解决方案,以帮助人们管理信息过载。
  • 世界各地的许多其他时间管理专家,包括 Steuart Snooks. 电子邮件Tiger.com.au. 澳大利亚的澳大利亚电子邮件和信息超载专家。

和中断?

他们来自许多来源–面对同事或客户面对面;任何形式的数字交付–电子邮件,文字,电话,短信,所有品种的即时消息;经常打断自己–因为我们的重点是一系列原因分散注意力。

几年前,我采访了Jonathan Spina,该公司是纽约州Basex的首席分析师和研究员,该公司致力于帮助我们在我们的过度知情世界中浏览今天的知识管理的雷区。他给了我一些惊人的数据。

平均 知识工人每天损失约28%或2.1小时以不断中断。 

这不是中断本身,这可能只是非常简短的,这是问题。

第一个问题是切换时间。当我们从任务转移到任务时,在一天中加入一天的所有秒数,我们发现了严重的生产力损失。

丢失时间的数量与中断的长度有关。 Basex确定它通常需要在中断的长度的10-20倍之间,以便在前一个任务上重新折合。换句话说,30秒的中断可以轻松取得5-10分钟的任务(如果我们再也没有中断!)这在一天期间累积非常令人愉快地累积。这些信息往往非常相关,但它是其到来的时间(如果我们不控制它)会导致损坏。如果我们已经在达到更高的优先任务时,它已经到达时,它具有强烈的负面影响。

但它变得更糟。

下一个问题是我们的次数 返回上一个任务。众所周知,一旦我们的思想火车被破坏,我们就会有很大的机会,我们要么不返回前进的活动或我们延迟。

不相信我?您现在在电脑上有多少个打开的电子邮件和应用程序?或者在您的立即空间中有多少张纸或设备,等待您决定将它们放在哪里?什么行动或活动正在等待最终决定或完成?

当我们在一切都处于翘曲速度的世界中,我们持续生活时会发生什么,多次分心?想想许多现代办公室。恒定的低级(或有时高级)噪音和运动。手机戒指,人们走路,电子邮件在他们到达时Ping,并对谈话发生在你身边。

Paul Chin,在他的在线期刊 处理信息超载':“ 猖獗的多任务和可用信息的洪水产生了反妥策的文化,并创造了一种悖论。我们越努力做得越少我们完成了。我们越来越淹没了我们的信息,我们花了更少的时间吸收它。“

个人情况有所不同,但对于我们许多人来说,我们无法控制的一些事情,而是我们可以进行令人惊讶的数量 - 如果我们改变了一些简单的事情。

以下是三种策略,以帮助:

1.关闭通知。您不需要知道您刚收到了另一封电子邮件。

2.块您的电子邮件时间,以便您正在进行一个块,然后在下一个块中切换出该程序。如果您的工作需要定期检查,则可能是每小时,或者每天只有两到三次。

3.不要在您的一天发送电子邮件 - 除非它真正是您最重要的任务。如果您检查过夜的内容是至关重要的,请在您的手机上快速检查;在当天,你的第一件事就不太可能被吸入黑色漩涡。

此外,您会发现一些关于如何掌握电子邮件过载的良好网络研讨会录制 //www.srtypm.icu/products/online-webinars/ 。我邀请来自墨尔本的电子邮件专家Steuart Snooks与我的听众分享他的一些专业知识。

来自法国南部,我只是在我的写作,研究和假期撤退时偶尔进行电子邮件。

用你的电子邮件(法语祝你好运)

 

本文的版本也出现在Robyn中’s regular NZ Herald在线专栏

 


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